Wir haben uns Ihre Intranet-Lösung Linchpin angesehen. Das sieht nett aus. Aber unser Unternehmen ist eigentlich schon einen Schritt weiter. Wir haben uns gerade gegen Office 365 und für Google Workspace entschieden. Meine Kollegen und ich fragen uns, ob wir als Intranet nun wirklich ein Intranet auf der Basis von Confluence nutzen sollten. Was sind aus Ihrer Sicht die Hintergründe und Vorzüge, die zu so einer Entscheidung führen könnten?
Paradigmen wechseln: Abgrenzung zwischen Google Docs und Confluence mit Linchpin
Dieser Absatz soll Ihnen dabei helfen, den Unterschied zwischen „Microsoft-Word“ und ähnlichen Dokumenten (z.B. Google Docs) und Seiten in Confluence und Linchpin Intranet zu verstehen.
Dokumente sind tot: Nur „die Älteren und Weisen“ wissen es noch nicht alle.
Die Sache ist leider für die meisten Anwender (über 30 Jahre) nicht intuitiv und erschließt sich nicht natürlich. Meine Nichte mit 11 Jahren zuckt hingegen bei dem Satz „Dokumente sind tot.“ nur mit den Achseln. Ihre Frage an mich: „Was sind E-Mails?“. Aber zum Aussterben von Dokumenten später mehr.
Fire and forget: Einmal erstellt, danach vergessen.
Die Nutzung von Word-Dokumenten oder bei modernen Unternehmen als äquivalent „Google Docs“ (der blaue Word-Ersatz in Google Workspace ist ein „fire and forget“ - Anwendungsfall. Es muss bei solchen Dokumenten immer schnell gehen: „Lasst uns mal einen Brief an den Kunden X schreiben und verschicken.“ oder „Zu dem Angebot XY brauchen wir noch ein Anschreiben mit einer Erklärung.“ oder „Können Sie ein Konzept-Dokument zu dem Produkt XY und unseren Ideen erstellen, damit wir das als Handout an die Teilnehmer rausgeben können? Bitte auch als PDF.“ Nach der Erstellung werden solche Dokumente noch zwei bis drei mal angepasst und verbessert, bis sie den gewünschten Reifegrad für den Einsatz haben. Dann werden Sie eingesetzt (ausgedruckt, per Mail verschickt, in PDF exportiert, …). Danach werden solche Dokumente „immer“ vergessen.
Das Märchen vom Dokumenten-Management-System, dass Dokumentation und Referenz löst.
Haben Sie nicht auch schon mal jemanden sagen hören: „Ach könnten wir doch nur dieses Wissen sichern?“ oder „Immer wird das Rad bei uns neu erfunden. Muss das sein?“ Ob Microsoft Word oder Office 365 oder Google Docs ob Team Drives oder Einzelspeicherung in der Cloud oder auf dem Rechner. Die Antwort ist immer die gleiche: Das Dokument ist anschließend vergessen und verloren. Eben tot. Daran werden 50 neue Dokumentenmanagement-Systeme und eine wirklich passable Google-Drive-Suche auch nichts ändern. Die Auffindbarkeit, Vorschau und Wiederverwendbarkeit solcher Inhalte ist gering. Der Aufwand etwas neues zu erstellen („fire“) ist viel geringer, als zu prüfen, ob es irgendwo ein vergessenes Dokument mit ein paar hilfreichen Sätzen gibt, die man kopieren kann. Wann haben Sie zuletzt eine solche erfolglose Suche absolviert?
Die Standardeinstellungen verhindern bei Google und Microsoft die Zusammenarbeit per Rechteeinstellung.
Leider leisten Google und Microsoft auch noch zusätzlichen Vorschub, dass eine Wiederverwendbarkeit von Dokumenten nahezu unmöglich ist: „Im Standard sind Dokumente im besten Fall für andere Mitarbeiter nur auffindbar.“ Um Sie editierbar zu machen, muss der Anwender manuell eingreifen, was aber keiner macht, oder dafür einen konkreten Bedarf zu machen. Es ist also nicht nur kompliziert, ein Dokument weiter zu nutzen, es ist technisch meist gar nicht möglich. Es entstehen zig Kopien und Redundanzen. In der Suche finden die Anwender folglich nicht einen guten, sondern zahlreiche schrottige Treffer. Schon mal erlebt?
Niemand stöbert in Google Drive. Man sucht nur nach eigenen Sachen.
Und Hand auf’s Herz: Eigentlich haben Sie bisher in Google Drive sowieso nur nach eigenen Dokumenten gesucht, von denen sie wussten, dass sie daran mit gearbeitet haben. Es ist noch nie Ihr Interesse gewesen, in Google Drive zu stöbern, ob es etwas Interessantes Neues zu entdecken gibt, oder?
Heute zusammen erstellen und mit vielen Abstimmen: Google oder Office 365
Während mir der heutige Anwendungsfall von Microsoft Word über das Ausdrucken gar nicht klar ist, hat Google ganz klar stärken in der Zusammenarbeit. Während wir im Erstellungsprozess sind („fire“) kann Google wie kein anderes Unternehmen die gleichzeitige Zusammenarbeit an Dokumenten unkompliziert unterstützen. Die Unterstützung von mobilen Endgeräten und Desktop-Computern ist aktuell ungeschlagen. Die Offline-Funktionalitäten samt späterer Synchronisation kann sonst keiner. Sie wollen jetzt bis in 75 Minuten oder bis morgen ein Dokument erstellen und da sollen noch 3 weitere mit drüber schauen? Google Doc ist ihr bester Freund und meine Empfehlung.
Auch bei Excel- und Präsentationen sind Microsoft und Google unschlagbar.
Dokumentation und Referenz lebt in Confluence.
Wenn wir allerdings über die Anwendungsfälle „Dokumentation“ und „Referenz“ sprechen, kommen wir in einer Intranet-Domäne, in der die beiden Platzhirsche schwach sind. Microsoft hat das urteure SharePoint, dass mich auch „online“ nicht überzeugen konnte. Und Google Docs versucht sich mit „Team Sites“ in einer Kopie, die aber keine Alternative zu einem ausgereiften Enterprise-Wiki wie Atlassian Confluence anbietet. Das Confluence-Wiki ist stark, wenn es um viele, sehr kleine Änderungen über einen Zeitraum von Tagen, Wochen oder sogar Monaten oder Jahren geht. Dokumente, die 450 mal von 40 unterschiedlichen Mitarbeitern bearbeitet wurden, sind in Confluence alltag. In Google und Microsoft finden Sie vermutlich nicht mehr als eine Handvoll. Hier spielt Confluence seine Stärke aus:
- Saubere und verständliche Benachrichtigungen bei Änderungen an Dokumenten, an denen ich mitgewirkt habe.
- Einfache Möglichkeit, kleine Änderungen durchzuführen.
- Seiten können andere Dokumente (Bilder, Word, Excel, PowerPoint, Online-Inhalte, Videos, …) oder sogar ganze Seiten aus anderen Bereichen des Systems beinhalten. Ein Konzept, dass es bei Google und Microsoft in einer sinnvollen Umsetzung gar nicht gibt.
- Tabellen können reichhaltig sein und Bilder, Links, Formatierungen und weitere Tabellen beinhalten. Das ist für viele Vergleiche und Übersichten hilfreich und erforderlich.
- Wiki-Seiten können Workflows und Abhängigkeiten Unterworfen werden, die in Google so nicht abbildbar sind. Das schafft insbesondere im Qualitätsmanagement-Bereich wertvoll Anwendungsfälle.
Das sind nur einige Anwendungsfälle. Für Confluence gibt es im Atlassian Marketplace über 800 Erweiterungen von denen 200-300 wirklich hochwertig und wertvoll sind. Die Erweiterungen die sich in den äquivalenten Marktplätzen von Google und Microsoft finden, verdienen nur in sehr geringer Anzahl das Prädikat „hochwertig und wertvoll“, auch wenn die Anzahl oft auf den ersten Blick beeindruckt.
Entdecken findet in Linchpin statt
Ein Intranet auf Confluence-Basis wie Linchpin basiert auf einem anderen Paradigma. Statt Dokumenten gibt es semantische Netze aus Seiten. Genau wie im Internet (Huch! Wie ist das nur so erfolgreich geworden.). Es gibt keine Eigentümerschaft von Dokumenten mehr. Per Standard sind Dokument für alle zugänglich und editierbar. Nur wer’s braucht, stellt Rechte und Einschränkungen und Workflows ein (z.B. QMS). Es ist kein Wunder, dass Wikipedia bis heute eine der erfolgreichsten und meistbesuchten Websites der Welt ist. Dort und in einem wiki-basierten Intranet wie Linchpin stöbern Menschen und erfahren neue Inhalte.
Nachrichten an eine Gruppe oder alle personalisiert ausspielen und tatsächlich ankommen.
Linchpin führt „entdecken“ von neuen Inhalten als zusätzlichen Anwendungsfall ein. Das brauchen Sie immer dann, wenn Sie eine Idee teilen wollen und Feedback brauchen. Oder wenn Sie etwas zu sagen haben, dass alle in Ihrer Abteilung hören sollen. Oder wenn Sie Ihr Fahrrad loswerden wollen? Oder wenn der Strom abgeschaltet oder ein Server gewartet wird. Jedes Unternehmen, jede Abteilung, jeder Geschäftsführer, jeder Abteilungsleiter, jeder Gruppenleiter hat „Nachrichten“. Einige sind für alle da und viele nur für kleine Teilgruppen. Nur ein System, dass Personalisierung versteht und kinderleicht für den Redakteur unterstützt, kann relevant für Anwender bleiben.
Nachrichten auch im Unternehmen auf einem Display oder auf dem Smartphone in einer App lesen
Linchpin profitiert davon, dass ein Wiki, anders als Google und Microsoft, eh schon ein Magnet und wie gemacht für das „Entdecken“ ist. Zusätzlich wird über Linchpin Mobile auf dem Smartphone und Linchpin Touch auf Touchdisplays im Unternehmen selbst dafür
Da muß ich entschieden widersprechen. Wir haben Google Docs, die leben länger als sich SEIBERT/MEDIA im LuisenForum befindet. Google Docs ist eine valide Basis für kollaborative Prozesse und nicht der “fire and forget” - Anwendungsfall.
Mit besten Grüßen aus Köln,
Michael Herkens
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Das akzeptiere ich. In meinen Gesprächen mit Kunden, scheint sich meine Sicht eher als die Regel darzustellen. Ich bezweifle auch nicht, dass man Google Docs nicht über Jahre hinweg aktiv nutzen kann. Gerade bei Spreadsheets machen wir das selbst.
Aber Dokumente haben einfach die oben beschriebenen Nachteile. Silos. In der Regel keine Verlinkungen. Keine Dokument-In-Dokument-Optionen, kaum Erweiterungen. Google Docs sind keine Websites. Und Websites haben bereits das Internet erobert und „gewonnen“. Unternehmen tun gut daran, sich daran auch intern zu orientieren. Und der Weg führt zu Confluence und Linchpin.