Google Workspace - Kontodeaktivierung: E-Mails, Kalendereinträge und Dateien und Inhalte erhalten

Google Workspace (ehem. G Suite)
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Hallo liebes Google Team von SEIBERT-MEDIA,

ich habe eine Frage bezüglich einer Kontodeaktivierung, die ich als Admin durchführen muss.

Ein Mitarbeiter hat das Unternehmen verlassen, dieser soll nicht weiter Zugriff auf Google Workspace haben und die E-Mails, Kalendereinträge und Dateien im Drive sowie alle anderen Inhalte sollen nicht verloren gehen.

Ich habe aus meiner Sicht zwei Möglichkeiten:

Ich bennene das Konto in „Archiv“ Nutzer um, logge den Account überall aus und ändere das Passwort.

Ich deaktiviere den Account, lege einen neuen an, migriere die E-Mails und übertrage die anderen Inhalte an den neuen „Archiv-Nutzer“.

Meine Frage ist nun, ob eine der beiden Methoden einen wesentlichen Nachteil gegenüber der anderen mit sich bringt, oder nicht.

Über eine kurze Einschätzung von euch als Experten wäre ich sehr glücklich.

Danke sehr!

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Hallo,

wir empfehlen unseren Kunden einen Archiv Nutzer anzulegen, die Daten des ausgeschiedenen Mitarbeiters zum Archiv-Nutzer zu übertragen und im Anschluss den nicht mehr benötigten Nutzer zu entfernen (die Lizenz steht somit einem neuen Nutzer zu Verfügung). Die aktiven Sitzungen werden mit diesem Schritt ebenfalls beendet.

Ihr erster Vorschlag würde aber auch funktionieren und bringt m.W. keine Nachteile mit sich, sofern die aktiven Sitzungen des Nutzers beendet werden.

Ich hoffe, dass ich Ihnen damit weiterhelfen konnte. Falls Sie weitere Fragen haben, melden Sie sich gerne bei uns.

Viele Grüße.

Sehen Sie auch gerne unsere Google Schulungen an.

Weitere Infos zu Google Sheets und Google Workspace gibt es hier in unserer Infothek.