Worauf kommt es bei einem Intranet-Projekt an? Was ist das Wichtigste? Wo sollte der Fokus liegen?
Das Problem mit solchen pauschalen Fragen ist, dass sie meist nur pauschale oder oberflächliche Antworten zulassen. Mein Intranet-Buch beschäftigt sich im Kern mit genau dieser Grundfrage. Was kann ich als Teilnehmerin einer Intranet-Projektgruppe in einer Organisation tun, damit unser Projekt erfolgreich wird?
Ich kann hier nicht das ganze Buch zusammenfassen und daher entnehme ich meinem Kapitel “Dos und Dont’s” einfach ein paar Fehler. Denn es ist immer viel einfacher und auch viel operationaler, zu sagen, was man garantiert nicht machen sollte. Wenn Sie sich dabei ertappt fühlen oder vielleicht sogar der Meinung sein sollten, meine Kritik sei ungerechtfertigt, dann sollten Sie unbedingt noch mal genauer nachlesen. Dann dürfte das Buch für Sie besonders interessant sein.
Sie sollten in einem Intranet-Projekt zum Beispiel unbedingt darauf verzichten, Ihre Entscheidung für oder gegen eine Software auf der Grundlage einer objektiv erscheinenden Excel-Tabelle oder sonst wie gearteten gewichteten oder ungewichteten Nutzwertanalyse zu treffen. Der Versuch, eine Software in Funktionskategorien und Erfüllungsgrad zu pressen, ist zum Scheitern verurteilt. Denn eine Software, die alles halbherzig macht, wird in keiner einzigen Kategorie angewendet. Sie suchen nämlich gar nicht die eine Intranet-Lösung, die besser ist als alle anderen Intranet-Lösungen. Sie suchen für jeden Anwendungsfall die beste Lösung. Und es gibt ja immer auch schon einen Status quo. Wenn Ihr Intranet schlechter ist als der Status quo, dann wird es sich niemals durchsetzen können.
Im Buch ist der Anwendungsfall Messenger und die Schatten-IT mit WhatsApp ausführlich erläutert. Wenn Ihre Anwendung nicht besser als WhatsApp ist, brauchen Sie mit Messaging eigentlich gar nicht erst anzufangen. Dann bleiben die Nutzer mehrheitlich bei WhatsApp.
Man sollte also keine checklistenartige Funktionsprüfung durchführen. Stattdessen schlage ich Experimente vor. Kurz gesagt: Probieren Sie Software aus und sammeln Sie echte Erfahrungen.
Bei der Frage nach dem Fokus würde ich empfehlen, dass Sie sich auf die Anwender selbst konzentrieren. Statt langer Konzepte, finde ich es wichtig, dass Nutzer in Fokusgruppen gemeinsam aktiv an Ergebnissen arbeiten. Wir erleben es oft, dass Menschen, die eigentlich gar nicht so genau wissen, was sie ernsthaft von einem Social Intranet erwarten dürfen, eine Art Wunschliste gemeinsam abstimmen und verabschieden. Anschließend sind die Wünsche verbrieft und versiegelt, aber trotzdem nicht realistischer oder wichtiger geworden. Statt sich mit den einzelnen Menschen zusammenzusetzen und ein Brainstorming zu Anforderungen zu machen, ist es hilfreicher, direkt mit diesen Menschen Informationen zu erarbeiten, die zum Beispiel für deren Zusammenarbeit hilfreich wären. Sie könnten zum Beispiel überlegen, wie die Abteilung sich im Unternehmen vorstellen würde und welche Informationen dafür gebraucht würden.
Sie können natürlich auch abfragen, welche Formen der Zusammenarbeit hilfreich wären, und die Funktionsliste dann anhand von Beispielsoftware einfach mal ausprobieren und erfragen, ob das tatsächlich helfen würde. Dafür müssen Sie selbst natürlich als Team bereits einen gewissen Überblick bekommen haben, was man von Intranet-Software erwarten kann. Wenn Sie den nicht haben, probieren Sie die unterschiedlichen Systeme mal aus, damit sie Bescheid wissen. Hier liegt meines Erachtens auch ein wirklich großes Potenzial für Beratungsunternehmen. Diese können sich durchaus ein paar unterschiedliche Software-Lösungen ansehen und dann in einer “unabhängigen” Präsentation die Systeme vorstellen, wenn Sie sich nicht selbst einarbeiten wollen. Natürlich werden Ihnen die Hersteller oder deren Partner auch jederzeit eine kostenfreie Demo der Software geben. Dabei ist es aber wichtig, dass Sie sich wirklich die Software und nicht etwa Folien oder Theorie zeigen lassen. Am Ende einer solchen Demo sollten Sie sich einen Zugang mitteilen lassen und tatsächlich selbst auch noch mal mit dem System herumspielen und die Sachen ausprobieren, die Ihnen besonders gut gefallen haben. Gibt es gar keine Live-Demo, sondern nur Folien oder Animationen, und erhalten Sie keinen Direktzugriff, würde ich der Lösung gegenüber sehr skeptisch werden.
Diese Frage ist Bestandteil unseres Intranet-Buchs. Lesen Sie weitere Fragen und Antworten und das komplette Intranetbuch kostenfrei digital bei uns oder sehr günstig als eBook oder Paperback bei Amazon.